Facturer des frais de déplacement en freelance

Précisez le mode de calcul : frais réels ou barème kilométrique.

Joignez les justificatifs ou le détail des kilomètres parcourus.

Une consultante habitant à Lyon intervient deux jours par semaine pendant un mois chez un client à Paris. Le devis prévoit les frais de déplacement : billets de train en seconde classe, une nuit d'hôtel par semaine, repas dans une limite de montant. La facture les refacture sur des lignes distinctes, avec les justificatifs joints. Le client sait exactement quelles dépenses il paie, et son service comptable peut les contrôler sans solliciter la consultante.

Quand vous vous déplacez en voiture, vous pouvez appliquer un barème kilométrique annoncé dans le devis, avec le nombre de kilomètres et le taux par kilomètre. Précisez si les péages et le stationnement sont inclus ou refacturés.

Deux méthodes coexistent. Au réel, vous refacturez ce que vous avez dépensé, justificatifs à l'appui : c'est transparent, mais cela demande de la rigueur dans le suivi. Au forfait, vous fixez un montant par déplacement ou par journée, indépendamment du coût réel : c'est plus simple, mais le client peut le juger trop élevé. Choisissez l'une ou l'autre et écrivez-la dans le devis, car un frais jamais annoncé peut être refusé à bon droit.

Les frais refacturés suivent le régime de TVA de la prestation principale, et la TVA sur les dépenses que vous avez payées reste récupérable si vous y êtes assujetti, sous réserve des règles applicables à chaque type de frais. Renseignez-vous auprès de votre comptable sur ces points, car certaines dépenses, comme l'hébergement, n'obéissent pas aux mêmes règles. Fixez enfin un plafond de dépenses sans accord préalable, par exemple un hôtel jusqu'à un certain prix. Un client qui a donné son accord ne se plaint pas, et un client surpris se montre moins conciliant, même quand la dépense est justifiée.