Erreur sur les coordonnées du client : que faire ?

L'avoir annule la facture erronée et reprend son numéro.

La nouvelle facture reçoit un numéro suivant dans la série.

Vous avez adressé votre facture au bon client, mais avec un numéro SIREN erroné ou une ancienne adresse. Le service comptable du client la bloque, ou la paie sans pouvoir déduire correctement la TVA. Le réflexe de rouvrir le fichier, de corriger le chiffre et de renvoyer la même facture semble logique mais n'est pas la bonne méthode : une facture émise est un document comptable qui ne se modifie pas.

La correction passe par un document distinct qui garde la trace de l'erreur et de sa rectification. Les deux documents se conservent ensuite dans vos archives, avec leurs numéros respectifs.

Selon la nature de l'erreur, deux méthodes sont courantes. Vous pouvez annuler la facture initiale par un avoir portant sur la totalité du montant, puis émettre une nouvelle facture, avec un nouveau numéro, comportant les bonnes informations. Vous pouvez aussi émettre une facture rectificative qui renvoie à la facture d'origine et indique précisément ce qui est corrigé. La première méthode est la plus simple à suivre en comptabilité ; la seconde peut suffire pour une correction de mention sans effet sur le montant. En cas de doute, demandez à votre comptable laquelle convient.

Prévenez le client de ce que vous faites et pourquoi, pour qu'il ne comptabilise pas les deux documents comme des factures distinctes à payer. Dans votre message, rappelez le numéro de la facture annulée, celui de l'avoir et celui de la nouvelle facture, et précisez que le règlement ne doit porter que sur la nouvelle. Si le client avait déjà payé, l'avoir peut être imputé sur la nouvelle facture, ce qui évite un remboursement suivi d'un nouveau paiement. Dans le cas d'un client public, les erreurs de coordonnées peuvent faire rejeter la facture par la plateforme de dépôt : vérifiez toujours l'identifiant du destinataire avant l'envoi.