Saut dans la numérotation des factures : est-ce grave ?

Facture supprimée, brouillon numéroté, changement de logiciel.

Documentez le saut par écrit et conservez le justificatif.

La numérotation des factures doit suivre une séquence chronologique continue, sans rupture. Un contrôleur qui constate qu'après la facture 0045 vient la 0047 se demandera ce qu'est devenue la 0046 : facture annulée, supprimée, non déclarée ? Une telle absence, si elle n'est pas expliquée, peut faire douter de l'exhaustivité de votre chiffre d'affaires. Ce n'est pas nécessairement grave, mais il faut pouvoir répondre simplement.

Les causes habituelles sont banales : un brouillon créé puis supprimé, un essai de logiciel, un doublon généré par erreur. Le tort vient surtout de l'absence de trace de ces incidents.

La première règle est de ne jamais supprimer une facture émise. Si elle est erronée, annulez-la par un avoir, qui reçoit sa propre numérotation, et laissez les deux documents dans vos archives. Choisissez un logiciel qui attribue les numéros automatiquement au moment de la validation, de façon que les brouillons ne consomment pas de numéro, et qui verrouille les documents validés.

Si un saut existe malgré tout, rédigez une courte note datée expliquant ce qui s'est passé et conservez-la avec vos pièces comptables. Dans certaines organisations, plusieurs séries de numéros coexistent, par exemple une par établissement ou par activité, à condition que chaque série reste continue et que cette organisation soit justifiée. Ne renumérotez jamais des factures déjà envoyées pour combler un trou : vous créeriez des doublons avec ce que vos clients ont reçu. Enfin, contrôlez régulièrement votre série, par exemple à chaque clôture mensuelle, afin de repérer un écart tant que le souvenir de l'incident est frais. Cette vérification prend quelques minutes et vous épargne bien des explications plus tard.